Offer summary

Qualifications:

Strong organizational skills and punctuality are essential., Proficiency in office tools is required., Fluency in English is recommended., Ability to work autonomously and propose solutions..

Key responsabilities:

Develop and manage daily schedules and timetables.

Assist students with understanding their schedules and provide weekly support.

Alert the planning manager about potential bottlenecks and unavailability of staff.

Manage room reservations for events and handle various urgent requests.

Job description

Nous recherchons un chargé.e de planning F/H, vos principales missions sont :

1- Elaboration des emplois du temps et gestion quotidienne.
- Elaboration d’une matrice « simplifiée »
- Préparation de la base sur les promotions dont le gestionnaire est chargé
- Création des emplois du temps en respectant une méthodologie donnée par la responsable Planning
- Positionnement des examens, rattrapages, révisions.
- Gestion des absences des intervenants, repositionner les heures manquantes
- Contrôle des effectifs des classes en lien avec l’Attaché de promo.

2- Etre au service de l'étudiant
- Se présenter aux étudiants lors des réunions Délègues
- En lien avec la Responsable planning, se présenter aux intégrations
- Assurer une permanence hebdomadaire pour l’accueil des étudiants
- Aider les étudiants à la compréhension de leurs emplois du temps (autonomie, rotatif distanciel à l’année)
- Répondre aux mails et appels des étudiants

3- Mission d’alerte auprès de la Responsable Planning et aide de l’équipe
- Alerter en amont des goulots d’étranglement sur les semaines
- Alerter en cas d’indisponibilités d’intervenants planifiés ainsi que la Direction
- Mission d’alerte auprès de la Responsable Planning
- Réservation des salles pour les concours, les conférences, les réunions et autres événements
- Gestion des demandes de surveillants pour les DST : Réception des demandes des professeurs, vérification des horaires, intégration dans HP, envoie des demandes aux surveillants pour les DST.
- Suivi des problèmes matériels des salles
- Gestion des urgences diverses

Profil recherché :
Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu'entreprise.

Compétences :
• Anglais recommandé
• Aisance sur les outils bureautiques

Qualités :
• Sens aigu de l'organisation, ponctualité
• Rigueur
• Réactivité
• Qualité relationnelles
• Humour
• Autonomie et force de proposition.