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Executive Assistant (m/w/d) - Unterhaching / Remote

Remote:

Full Remote

Work from:

Germany

Offer summary

Qualifications:

At least 5 years of executive assistant experience, Experience in project management, Strong communication skills, Proficiency in MS Office and fluent in German.

Key responsabilities:

Support the management team with scheduling and document preparation
Organize meetings, events, and manage office operations

AniCura Veterinary Large https://www.anicuragroup.com/

1001 - 5000 Employees

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Job description

AniCura Deutschland hat mittlerweile fast 80 Standorte und knapp 3.000 Mitarbeiter. Jedes einzelne Teammitglied trägt maßgeblich dazu bei, den Erfolg von AniCura in Deutschland zu steigern und neue Maßstäbe zu setzen. Denn wir gestalten gemeinsam die Tiermedizin von morgen!

Wir suchen für unseren Standort München ab sofort einen

Executive Assistant (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit

Deine Aufgaben:

Unterstützung des Leitungsteams: Du kümmerst Dich um die Terminorganisation und die Vorbereitung von Geschäftsunterlagen
Kommunikation: Du agiert oft als Schnittstelle zwischen der Führungsebene und internen sowie externen Kontakten, beantwortest Anrufe und E-Mails im Namen der Führungskräfte und stellst sicher, dass Nachrichten effizient weitergeleitet werden
Organisation von Meetings, Events und Projekten: Du bist für die Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich, Koordination der Dienstleister und Lieferanten, Budgeteinhaltung und die Verwaltung technischer Ausrüstung. Während größerer Events überwachst Du den Ablauf und bist der erste Ansprechpartner (m/w/d) für alle Stakeholder
Datenmanagement und Berichterstattung: Du unterstützt bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen geschäftlichen Dokumenten (Datenmanagement, Eingabe von Daten in Systeme, Pflege von Dokumenten und deren Ablage, die Erstellung von Analysen)
Effiziente Priorisierung: Du bist ein Organisationstalent und setzt sinnvolle Prioritäten um sicherzustellen, dass die Zeit und Ressourcen der Führungskräfte optimal genutzt werden
Vertraulichkeit und Diskretion: Da Du oft Zugang zu sensiblen Informationen hast, legst Du größten Wert auf Vertraulichkeit und bist in der Lage, mit vertraulichen Daten professionell umzugehen
Verwaltung von Büroabläufen: Dazu gehört die Koordination von Büroausstattung, die Verwaltung von Lieferungen und die Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs

Rund um die Stelle:

Ein tolles Team, das auf Augenhöhe und sehr wertschätzend miteinander umgeht
Enge Zusammenarbeit mit den Managementteam Deutschland, besonders dem General Manager
Reisetätigkeit ca. 10%
Vollzeit oder Teilzeit möglich
Office Unterhaching und Homeoffice
Mitarbeiterparkplätze
Diverse AniCura Mitarbeiterangebote, z.B. Jobrad, Zugriff auf Corporate Benefits Plattform mit Vergünstigungen bei über 700 Anbietern, givve Card (personalisierte Mastercard mit 50€ Guthaben pro Monat), betriebliche Altersvorsorge

Du bringst mit:

Du hast eine Ausbildung oder Studium
Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant sowie Erfahrung im Projektmanagement
Du besitzt Kommunikationsstärke, Kontaktfreude, Teamfähigkeit, Begeisterungsfähigkeit, Empathie
Du bist ein Organisationstalent und hast Freude an effizientem Zeitmanagement
Ausgeprägte Veränderungsbereitschaft und die Fähigkeit, Dinge selbständig umzusetzen
Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast fließende Deutschkenntnisse
Diskretion und Vertraulichkeit
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit