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Comment créer une équipe full remote

Comment créer une équipe full remote

La crise du Covid-19 a durablement installé le télétravail. Et si les entreprises passaient à la vitesse supérieure et commençaient à s’organiser en full remote (ou équipes distribuées) ?  

Ce mode d’organisation, où 100 % des collaborateurs travaillent à distance, est encore peu présent en Europe, mais fait aux Etats-Unis de plus en plus d’adeptes. Au point qu’il pourrait devenir  l’un des modèles dominants de demain. Le full remote permet, en effet, de recruter sans limite géographique, d’augmenter la productivité des  collaborateurs (de 25 % en moyenne selon une étude Gallup), de  réaliser des économies substantielles (frais liés aux installations  immobilières et mobilières notamment), d’obtenir d’importants  gains de temps (notamment en termes de trajet domicile/bureau),  et de profiter d’un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle.  Et donc d’optimiser la satisfaction au travail. 

Pour toutes ces raisons, les entreprises en croissance vont se  tourner de plus en plus souvent vers ce modèle qui allie agilité et  efficacité. Le full remote est, au final, une formidable opportunité  de réduire les coûts de fonctionnement et d’accroître l’engagement  des employés. Mais comment le mettre en place ? Voici nos réponses.

1. Comment recruter des  employés à distance 

Il n’y a pas de grande différence entre un « recrutement standard » et un « recrutement à distance ». Le processus est  fondamentalement le même, à quelques exceptions près. 

Recruter à distance signifie toucher une cible potentiellement  plus large, car vous n’êtes plus obligé d’embaucher à proximité de vos bureaux. Cela rend le recrutement beaucoup plus facile. 

La réserve de candidats est illimitée !

En fonction de ce que vous recherchez, définissez les outils  vous permettant de trouver des employés à distance partout  dans le monde (de nombreux sites d’emploi sont  disponibles). 

Lorsque vous embauchez des candidats à distance, les entretiens téléphoniques et vidéo sont les principaux canaux de communication. Assurez-vous que vous utilisez les bons  outils pour faciliter la communication. 

Les candidats sont généralement moins stressés en entretien visioconférence qu’en face à face. Il est donc souvent plus efficace que l’interview traditionnelle, où le candidat est  souvent invité à attendre son tour dans une salle d’attente  avec d’autres candidats.  

Il peut être judicieux d’utiliser des outils d’évaluation pour jauger les compétences des candidats et prendre des décisions d’embauche objectives, même si vous ne rencontrez  pas les candidats en personne. 

Il existe de nombreux outils d’évaluation pour évaluer les  compétences (soft skills et hard skills) des candidats ! 

Tout le monde n’est pas fait pour travailler à domicile. Parce que le travail à distance nécessite un mode de management différent, les quatre principales qualités à rechercher chez les candidats sont donc : 

– L’indépendance et la motivation 

– L’autodiscipline 

– De solides compétences en matière de   communication 

– L’adaptabilité et l’agilité 

Organisez un entretien final avec l’ensemble de votre équipe  (ou une partie de l’équipe). Cela est utile pour permettre aux candidats d’interagir avec les autres membres de l’équipe.  Ensuite, vous devriez être en mesure de vous mettre d’accord  avec vos collègues sur le nom de l’heureux élu. 

Lorsque vous embauchez des employés à distance en dehors de votre pays, le moyen le plus simple est de les engager en tant que freelance afin d’éviter de devoir vous conformer à toutes les réglementations locales/du travail.  

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises favorisent les contrats de type freelance par rapport au traditionnel CDI, et ce même pour les fonctions les plus stratégiques de  l’entreprise. Il est d’ailleurs prouvé que l’engagement des freelances pour leur entreprise n’est pas inférieur à l’engagement  des employés en CDI. 

Assurez-vous qu’ils disposent d’un espace suffisant et confortable (par exemple à l’abri des nuisances sonores) pour travailler à domicile. Au cas où ils n’en auraient pas, vous  devriez envisager de leur louer un espace de travail en  coworking où ils pourront travailler dans un environnement  adéquat. 

Vous devez également envisager des avantages spécifiques pour les employés à distance, tel qu’un budget pour : ordinateur, internet, électricité, autres équipements, en plus du  salaire convenu. L’existence d’un programme de développement professionnel, la possibilité d’adhésions à des espaces de coworking ou encore de bénéficier de crédits vacances,  sont autant d’ « incentives » qui sont à mettre en avant dans le processus d’embauche. 

2. Diffuser la culture d’entreprise  

Élément clé de l’identité des organisations, la culture d’entreprise peut se définir comme l’ensemble des valeurs, des comportements et des pratiques professionnelles qui vont  permettre à la structure de se différencier des autres entreprises. Mais comment la diffuser quand les équipes sont géographiquement dispersées? Pas de panique. Grâce à la mise en place des process et outils de communication adéquats, la diffusion de la culture d’entreprise va pouvoir être assurée.  

Créer un document de référence 

Il peut être particulièrement judicieux de créer un document de référence consultable à tous moments par les collaborateurs à distance. Il va venir expliciter la culture de l’entreprise à tous ses membres. Il doit être inspirant, clair quant aux attentes, et doit détailler la manière dont les performances sont mesurées en fonction de la culture d’entreprise  déployée. C’est donc à la fois un guide et un important moyen de favoriser l’intégration des collaborateurs.

Ce dernier doit rester « vivant ». De nouveaux éléments doivent constamment y faire leur apparition en fonction de l’évolution de l’entreprise. C’est pourquoi il est conseillé de nommer une équipe responsable de l’édition du guide. Cette  dernière doit être renouvelée régulièrement afin que tous  puissent contribuer à l’enrichissement du document qui constitue la Bible de l’organisation.  

Encourager l’expression de tous les collaborateurs 

Tout le monde doit être encouragé à faire connaître son point de vue. Cette forme de « leadership » partagé, où l’avis de chacun compte, va contribuer à faire progresser les équipes,  mais également donner à chacun l’occasion de briller. De quoi renforcer pleinement l’adhésion à la culture de l’entreprise.  Aujourd’hui, le remote est en train d’accélérer la fin du micro-management, les managers sont contraints de faire confiance !  Nous sommes face à une réelle évolution dans la manière de gérer ses équipes. 

Rendre la communication aussi facile que possible 

Les équipes distantes ont besoin de canaux dédiés qui permettent une communication claire et immédiate. Pour cela, il faut choisir les bons outils. Slack pour les discussions rapides et les canaux thématiques et Trello pour la communication de projet en sont des exemples possibles. La communication occasionnelle, informelle, doit également être  encouragée tant elle est importante dans la construction des  équipes distantes. Il faut donc ouvrir des canaux occasionnels (par exemple, un canal #fun sur Slack) pour des discussions moins axées sur le travail. Quant à la direction, elle doit  prévoir des entretiens individuels réguliers avec tous les  employés en remote, car chacun a besoin de se savoir entendu. 

Favoriser les interactions sociales  

Cela peut passer par l’organisation d’un e-café ou l’utilisation du gaming… Le but est de faire interagir ensemble des personnes qui ne se sont jamais vues (ou presque) comme  elles le feraient dans une entreprise classique.  

Il est, de plus, impératif de prévoir des rencontres physiques avec toutes les équipes par le biais de séminaires d’une durée de 3 ou 4 jours, 2 à 3 fois par an. Ces rencontres particulièrement intenses sont le ciment de la culture d’entreprise. Elles sont indispensables. Le remote ne veut pas dire supprimer les relations humaines, bien au contraire. C’est une opportunité de les rendre plus fortes et plus intenses.  

De ce point de vue, il est plus efficace de passer 3 jours ensemble « non-stop », que six mois à se croiser, presque  anonymement, sur un plateau au bureau.

La semaine prochaine, suite et fin de l’article

 

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